So gestalten Sie Meetings produktiv

Langweilige Meetings effektiv gestaltenMit einem Seufzen schaut der Chef auf die Uhr. Der Kollege zeigt stolz die 127. Power Point-Folie. Und ich bin in Gedanken längst bei der Einkaufsliste fürs Wochenende. Im Hintergrund tickt währenddessen hämisch die Wanduhr.

Es ist einer dieser Tage, an denen das Meeting endlos scheint. Den Grund des Treffens haben alle längst aus den Augen verloren.

Jeder saß schon einmal in einer Besprechung, die weder ein Ergebnis brachte, noch sonderlich unterhaltsam war. Doch das muss nicht sein. Lesen Sie hier Tipps, wie Sie ein Meeting produktiv gestalten.

Vor dem Meeting

Sie haben einen Grund für eine Besprechung? Wirklich? Nur, wer ein Ziel verfolgt, sollte für dieses Treffen einladen. Versuchen Sie dabei die Runde klein zu halten.

Lediglich, wer ernsthaft etwas beitragen kann, sollte mit am Tisch sitzen. Schicken Sie 48 Stunden vorher eine Agenda mit Zeitschiene an alle, damit sich jeder vorbereiten kann. Apropos Vorbereitung: Sie haben die Verantwortung als Teilnehmer ebenfalls vorbereitet zu sein.

Beim Meeting

  • Legen Sie Grundregeln fest: Pünktlichkeit ist ein Muss. Auch, weil die Zeitschiene aus der Agenda ja nicht zum Spaß aufgestellt wurde.
  • Ausreden lassen, gehört ebenfalls zum Grundanstand. Wichtig ist: Diskutieren erlaubt. Streiten strengstens verboten.
  • Leider draußen bleiben müssen Kaffee und Handy. Letzteres lenkt ab! Ersteres putscht unnötig.
  • Vermeiden Sie Power Point-Monologe. Bei der Vorbereitung der Unterlagen sollten Sie auf kleine handliche Infopakete achten. Wenn Sie die Anwesenden mit Ihrer Präsentation erschlagen, verbauen Sie sich den Weg zu Ihrem Ziel.
  • Sie als Moderator achten – das Ziel vor Augen – auf die Einhaltung der Regeln und motivieren die Beteiligten. Sprechen Sie gezielt „Schweiger“ an.

Am Ende und nach dem Meeting

Ihre Besprechung neigt sich dem Ende zu: Gehen Sie auf Nummer sicher, dass die Aufgaben klar sind und gut verteilt. Am besten mit einem Protokoll zum Termin.

Wenn Sie diese Tipps beherzigen, schonen Sie die Nerven, das Zeitbudget und auch das Sitzfleisch Ihrer Kollegen oder Mitarbeiter. Einfach mal ausprobieren.

 
Was sagen Sie zu diesem Thema?

3 Kommentare

  1. Ute Hagen schreibt am 13. Juli 2018 um 6:24:

    Guten Morgen, nach meiner ersten Tasse Kaffee muss ich zum Punkt „Kaffee muss draußen bleiben“ doch etwas sagen.
    Laut einer Studie der Universität von California, nachzulesen im Journal of Psychopharmacology, sollten Meetings immer mit gefüllten Kaffeekannen ausgestattet werden. Die Studie ergab nämlich, dass Teilnehmer mit Koffein zum einen wacher und positiver gestimmt waren und zum anderen auch noch konstruktiver argumentierten. Selbst bei konfliktträchtigen Themen zeigten die koffeinhaltigen Diskutierenden eine bessere Zusammenarbeit.
    Vielleicht dem Kaffee doch noch eine Chance geben?

    • Edda Lang Edda Lang schreibt am 16. Juli 2018 um 10:54:

      Ich bin kein „Kaffeejunkie“, aber so eine Tasse ab und zu trinke ich gern. Auf nüchternen Magen macht er mich allerdings nicht wach, sondern nur zittrig. Ansonsten bin ich der Meinung, dass jeder immer seine Tasse Kaffee trinken kann und darf, egal ob Meeting oder sonst was. Viele „funktionieren“ tatsächlich erst richtig mit ihrem geliebten, braunen Heißgetränk. Den Satz „Leider draußen bleiben müssen Kaffee…“ finde ich als einzigen, in dem sonst guten Blog-Beitrag, seltsam 🙂

    • Isabell Kremer Isabell Kremer schreibt am 16. Juli 2018 um 14:09:

      Diese Studie kannte ich noch nicht. Finde die Ergebnisse aber sehr interessant. Vielen Dank für diesen Input – ich bin gleich begierig am Lesen!
      Alles hier sind Tipps, die natürlich auch von Situation zu Situation und Mensch zu Mensch andere Ergebnisse bringen können und keinen ultimativen Anspruch haben. Probieren Sie einfach aus, was für Sie und Ihre Kollegen gut läuft. Wo Sie etwas Zeit sparen können. Oder schneller zu Ergebnissen kommen. Ich wünsche Ihnen viel Spaß dabei und trinke meinen nächsten Kaffee mit einem Schmunzeln auf Ihr Wohl 😉

Kommentar verfassen:

Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten beachten wir die Vorschriften der EU-Datenschutz-Grundverordnung.
Ausführliche Informationen finden Sie im Datenschutzbereich unserer Webseite.

Hiermit erkläre ich mich mit der Netiquette einverstanden

Ihre E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht oder an Dritte weitergegeben.

Alle Felder mit einem * sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden.

*

Weitere Inhalte werden geladen...